German Phrases for Writing Emails and Letters

Whether you are writing a formal letter or a quick email in German, knowing the right phrases can help you communicate effectively and leave a good impression. Let’s explore some key German phrases that you’ll find indispensable for writing emails and letters.

Sehr geehrte Damen und Herren
This phrase translates to “Dear Sir or Madam” and is used when you don’t know the name of the person you are writing to.
Ich wollte mich erkundigen, daher schreibe ich Ihnen: Sehr geehrte Damen und Herren, könnten Sie mir bitte die Informationen zukommen lassen?

Liebe or Lieber
“Liebe” is used for females (like “Dear” in English) and “Lieber” for males. These are less formal and used when you know the person’s name.
Liebe Frau Müller, ich hoffe, Ihnen geht es gut.
Lieber Herr Schmidt, ich schreibe Ihnen bezüglich unserer letzten Besprechung.

Mit freundlichen Grüßen
Equivalent to “Kind regards” or “Yours sincerely” in English, this closing is appropriate for formal correspondence.
Ich freue mich auf Ihre baldige Antwort. Mit freundlichen Grüßen, Max Mustermann.

Für weitere Informationen
This phrase means “For further information.”
Für weitere Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Ich freue mich auf Ihre Antwort
This translates to “I look forward to your reply.” It’s a polite way to end an email or letter, expressing anticipation for a response.
Ich freue mich auf Ihre Antwort und verbleibe mit freundlichen Grüßen.

Bezugnehmend auf
Meaning “Referring to,” this phrase is used to refer back to a previous communication or topic.
Bezugnehmend auf Ihr Schreiben vom 01. März…

Vielen Dank im Voraus
This means “Thank you in advance,” a polite way to thank the recipient for something they have not yet done but you anticipate they will do.
Vielen Dank im Voraus für Ihre Bemühungen.

Ich bitte um Entschuldigung für
This translates to “I apologize for,” used when you need to apologize for something in your message.
Ich bitte um Entschuldigung für die Verzögerung bei der Beantwortung Ihrer E-Mail.

Anbei finden Sie
“Enclosed you will find” or “Attached you will find.” Use this when you’ve attached a document to your email or letter.
Anbei finden Sie das gewünschte Dokument.

Bitte lassen Sie mich wissen
“Please let me know.” It’s a polite way to request information or a response.
Bitte lassen Sie mich wissen, ob der Termin Ihnen passt.

Zur Kenntnisnahme
The phrase is used for “For your information,” often abbreviated as “FYI.”
Zur Kenntnisnahme: Die Sitzung wurde auf nächsten Dienstag verlegt.

In Erwartung Ihrer geschätzten Rückmeldung
This is a very formal way to close a letter, meaning “I look forward to your valued response.”
In Erwartung Ihrer geschätzten Rückmeldung verbleibe ich hochachtungsvoll.

Mastering these phrases will ensure that your written communication in German is both fluent and polite. As with all language learning, practice is key, so try incorporating these into your letters and emails to grow more comfortable with them over time.

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